Dane do faktury i to, kto widnieje na dokumencie jako nabywca, mają znaczenie księgowe, dlatego w panelu rozdzielamy konto (osobę logującą się do panelu) od płatnika, czyli danych, na które wystawiamy fakturę. Dzięki temu jedno konto może rozliczać kilka różnych podmiotów (np. siebie prywatnie i własną firmę), a dokumenty są spójne i zgodne z przepisami. Ten poradnik wyjaśnia, jak zarządzać płatnikami i fakturami.
Jak dodać nowego płatnika
Nowego płatnika dodajesz w trakcie płatności lub odnawiania usługi, a nie z poziomu profilu czy samej listy płatników:
- Zaloguj się do panelu klienta i przejdź do opłacenia zamówienia lub odnowienia usługi.
- Na etapie wyboru danych do faktury wybierz opcję dodania nowego płatnika.
- Uzupełnij dane (osoba prywatna albo firma z NIP) i kontynuuj płatność.
Informacja
Sama zakładka z listą płatników służy do podglądu, dlatego nie znajdziesz w niej przycisku dodawania. To nie błąd: nowy zestaw danych powstaje właśnie przy płatności, żeby od razu był przypisany do konkretnego dokumentu.
Zmiana z osoby prywatnej na firmę (dodanie NIP)
Jeśli zaczynałeś jako osoba prywatna, a teraz chcesz rozliczać usługę na firmę, nie edytujesz starych danych, tylko dodajesz nowego płatnika firmowego (z nazwą firmy i NIP) w sposób opisany wyżej. Przy kolejnej płatności wybierasz tego płatnika i faktura wychodzi już na firmę. Działa to też w drugą stronę, gdy chcesz wrócić do rozliczenia prywatnego.
Informacja
Płatnika, na którego wystawiono już dokumenty, nie można dowolnie edytować, bo jego dane są powiązane z historią rozliczeń. Gdy zmieniają się dane nabywcy, zakładasz nowego płatnika, a poprzedni zostaje przy wcześniejszych fakturach.
Proforma i faktura VAT
Rozróżniamy dwa dokumenty, które pełnią różne role:
- Proforma to dokument do zapłaty. Powstaje, gdy składasz zamówienie lub odnawiasz usługę i wybierzesz płatność przelewem. Na jej podstawie wykonujesz przelew, a jej numer wpisujesz w tytule przelewu.
- Faktura VAT to dokument księgowy. Wystawiamy ją automatycznie po zaksięgowaniu płatności, więc nie musisz o nią prosić.
Wszystkie dokumenty pobierzesz w panelu w sekcji Finanse → Faktury. Znajdziesz tam zarówno proformy, jak i faktury VAT do pobrania w PDF.
Wskazówka
Jeśli potrzebujesz proformy przed zapłatą (np. do księgowości albo przelewu firmowego), wygenerujesz ją samodzielnie, wybierając przy zamówieniu lub odnowieniu płatność przelewem bankowym. Nie trzeba o nią pisać do wsparcia.
Zmiana nabywcy na już wystawionej fakturze
Nabywcy (danych nabywcy) na dokumencie, który został już wystawiony, nie zmieniamy. Wynika to z przepisów: wystawiona faktura dokumentuje zdarzenie z konkretną datą i nabywcą. Dlatego o właściwych danych do faktury najlepiej zdecydować przed opłaceniem zamówienia, wybierając lub dodając odpowiedniego płatnika.
Uwaga
Jeśli pomyłkowo opłacisz usługę na niewłaściwego płatnika, napisz zgłoszenie możliwie szybko. Korekta dokumentu jest możliwa tylko w granicach przepisów, więc im wcześniej zareagujesz, tym prościej to rozwiązać.